Há hoje ainda quem gaste folhas e folhas de sulfite para imprimir comprovantes de pagamentos em seu negócio. Se sua empresa for de pequeno porte e só se paga meia dúzia de contas por dia, o impacto é menor, mesmo assim, oque se gasta no mês, numa creche, poderia ser usado de material escolar para 2 ou 3 crianças no ano por exemplo. Agora, empresas maiores, onde se pagam em média 100 contas ao dia, no final do mês, você tem praticamente um desastre ambiental em suas mãos, fora custos extras como cartuchos, desgaste das impressoras e tempo perdido.
Atualmente, nessa onda de marketing da sustentabilidade, o mínimo que se pode fazer para deixar de ter esse processo anti-ecológico é eliminar os comprovantes impressos.
Como eliminar essa impressão desnecessária, poderá seguir um passo a passo relativamente simples: cada empresa precisa ter seu método adequado, mas basicamente, você precisa salvar os arquivos digitais dos pagamentos e vincular o comprovante de pagamento com a nota fiscal paga.
Essa reorganização deve ser feita de acordo com a quantidade de contas correntes que se tem nos bancos, para simplificar, vamos dizer trabalhamos apenas com 2 agencias e contas, sendo uma no BB e a outra no Itaú. Antes de tudo, tenha uma gaveta no seu armário de aço organizado por fornecedor, de nada adianta guardar a nota fiscal se não puder acha-la novamente, se as pastas físicas do fornecedor não estiverem por código do seu sistema, use ordem alfabética e nunca cronológica para não se perder quando precisar de documentos antigos.
Também não recomendo salvar o comprovante no seu erp, se ele permitir essa possibilidade pois tamanho volume de dados poderá corromper ou no mínimo deixar lento o seu sistema. Ainda relacionado ao sistema de ERP, no máximo, na hora dá baixa, coloque apenas o nome do arquivo de comprovante gerado.
O segredo em ter os comprovantes organizados digitalmente está em procurar salvar os arquivos de comprovantes no servidor de dados da sua empresa. Porque servidor? Principalmente por causa do backup e da facilidade de acesso, deixando por segurança sempre um micro liberado para gravação, geralmente de quem faz os pagamentos e todos os outros micros do financeiro, diretoria, contabilidade e da auditoria apenas com acesso de leitura.
Digitalmente, as pastas do servidor devem ser iguais a pasta física para que o documento seja também encontrado com facilidade. Quanto ao nome dos arquivos, sugiro ter o código ou o nome do banco, exemplo, 341Sabesp23-12-2016.PDF ou melhor, ItauSabesp23-12-16.PDF coloquei o nome do banco e tirei 2 dígitos do ano pois quanto mais claro melhor, temos que pensar nas pessoas que vão cobrir férias uma das outras e nem sempre tem um conhecimento bom da área.
Antes de guardar a nota fiscal:
Atualmente, nessa onda de marketing da sustentabilidade, o mínimo que se pode fazer para deixar de ter esse processo anti-ecológico é eliminar os comprovantes impressos.
Como eliminar essa impressão desnecessária, poderá seguir um passo a passo relativamente simples: cada empresa precisa ter seu método adequado, mas basicamente, você precisa salvar os arquivos digitais dos pagamentos e vincular o comprovante de pagamento com a nota fiscal paga.
Essa reorganização deve ser feita de acordo com a quantidade de contas correntes que se tem nos bancos, para simplificar, vamos dizer trabalhamos apenas com 2 agencias e contas, sendo uma no BB e a outra no Itaú. Antes de tudo, tenha uma gaveta no seu armário de aço organizado por fornecedor, de nada adianta guardar a nota fiscal se não puder acha-la novamente, se as pastas físicas do fornecedor não estiverem por código do seu sistema, use ordem alfabética e nunca cronológica para não se perder quando precisar de documentos antigos.
Também não recomendo salvar o comprovante no seu erp, se ele permitir essa possibilidade pois tamanho volume de dados poderá corromper ou no mínimo deixar lento o seu sistema. Ainda relacionado ao sistema de ERP, no máximo, na hora dá baixa, coloque apenas o nome do arquivo de comprovante gerado.
O segredo em ter os comprovantes organizados digitalmente está em procurar salvar os arquivos de comprovantes no servidor de dados da sua empresa. Porque servidor? Principalmente por causa do backup e da facilidade de acesso, deixando por segurança sempre um micro liberado para gravação, geralmente de quem faz os pagamentos e todos os outros micros do financeiro, diretoria, contabilidade e da auditoria apenas com acesso de leitura.
Digitalmente, as pastas do servidor devem ser iguais a pasta física para que o documento seja também encontrado com facilidade. Quanto ao nome dos arquivos, sugiro ter o código ou o nome do banco, exemplo, 341Sabesp23-12-2016.PDF ou melhor, ItauSabesp23-12-16.PDF coloquei o nome do banco e tirei 2 dígitos do ano pois quanto mais claro melhor, temos que pensar nas pessoas que vão cobrir férias uma das outras e nem sempre tem um conhecimento bom da área.
Antes de guardar a nota fiscal:
Logo após o pagamento da nota fiscal e de gravar o arquivo, no canto superior direito do papel, deverá ser escrito por exemplo ItauSabesp23-12-16.PDF exatamente igual o nome do arquivo que foi salvo, pois quando precisar do comprovante daquela nota fiscal, ele será encontrado facilmente. No caso se a conta fosse paga no banco do Brasil, é bem óbvio que seguindo esse esquema de nomes, ficaria BBSabesp23-12-16.PDF. Quando se trabalha com mais de uma conta corrente no mesmo banco, é importante ter a conta que originou o pagamento no nome do arquivo do comprovante pois caso necessite de uma visualização ou conferência do pagamento em si, direto no site do banco, basta entrar na conta corrente correta para achar o pagamento feito de acordo com o nome.
