Método de organização do contas a pagar na era da informação digital

Há hoje ainda quem gaste folhas e folhas de sulfite para imprimir comprovantes de pagamentos em seu negócio. Se sua empresa for de pequeno porte e só se paga meia dúzia de contas por dia, o impacto é menor, mesmo assim, oque se gasta no mês, numa creche, poderia ser usado de material escolar para 2 ou 3 crianças no ano por exemplo. Agora, empresas maiores, onde se pagam em média 100 contas ao dia, no final do mês, você tem praticamente um desastre ambiental em suas mãos, fora custos extras como cartuchos, desgaste das impressoras e tempo perdido.
   Atualmente, nessa onda de marketing da sustentabilidade, o mínimo que se pode fazer para deixar de ter esse processo anti-ecológico é eliminar os comprovantes impressos.
   Como eliminar essa impressão desnecessária, poderá seguir um passo a passo relativamente simples: cada empresa precisa ter seu método adequado, mas basicamente, você precisa salvar os arquivos digitais dos pagamentos e vincular o comprovante de pagamento com a nota fiscal paga.
   Essa reorganização deve ser feita de acordo com a quantidade de contas correntes que se tem nos bancos, para simplificar, vamos dizer trabalhamos apenas com 2 agencias e contas, sendo uma no BB e a outra no Itaú. Antes de tudo, tenha uma gaveta no seu armário de aço organizado por fornecedor, de nada adianta guardar a nota fiscal se não puder acha-la novamente, se as pastas físicas do fornecedor não estiverem por código do seu sistema, use ordem alfabética e nunca cronológica para não se perder quando precisar de documentos antigos.
   Também não recomendo salvar o comprovante no seu erp, se ele permitir essa possibilidade pois tamanho volume de dados poderá corromper ou no mínimo deixar lento o seu sistema. Ainda relacionado ao sistema de ERP, no máximo, na hora dá baixa, coloque apenas o nome do arquivo de comprovante gerado.
   O segredo em ter os comprovantes organizados digitalmente está em procurar salvar os arquivos de comprovantes no servidor de dados da sua empresa. Porque servidor? Principalmente por causa do backup e da facilidade de acesso, deixando por segurança sempre um micro liberado para gravação, geralmente de quem faz os pagamentos e todos os outros micros do financeiro, diretoria, contabilidade e da auditoria apenas com acesso de leitura.
   Digitalmente, as pastas do servidor devem ser iguais a pasta física para que o documento seja também encontrado com facilidade. Quanto ao nome dos arquivos, sugiro ter o código ou o nome do banco, exemplo, 341Sabesp23-12-2016.PDF ou melhor, ItauSabesp23-12-16.PDF coloquei o nome do banco e tirei 2 dígitos do ano pois quanto mais claro melhor, temos que pensar nas pessoas que vão cobrir férias uma das outras e nem sempre tem um conhecimento bom da área.
 
   Antes de guardar a nota fiscal:

   Logo após o pagamento da nota fiscal e de gravar o arquivo, no canto superior direito do papel, deverá ser escrito por exemplo ItauSabesp23-12-16.PDF exatamente igual o nome do arquivo que foi salvo, pois quando precisar do comprovante daquela nota fiscal, ele será encontrado facilmente. No caso se a conta fosse paga no banco do Brasil, é bem óbvio que seguindo esse esquema de nomes, ficaria BBSabesp23-12-16.PDF. Quando se trabalha com mais de uma conta corrente no mesmo banco, é importante ter a conta que originou o pagamento no nome do arquivo do comprovante pois caso necessite de uma visualização ou conferência do pagamento em si, direto no site do banco, basta entrar na conta corrente correta para achar o pagamento feito de acordo com o nome.

Como se livrar de um modelo cruel de comissões

Olá amigos, se sua empresa paga comissão para aqueles vendedores que não visitam o cliente, do tipo que mal sabem dos pedidos dos seus clientes, daqueles vendedores que os clientes evitam, fazendo pedidos diretamente para a empresa, então sua empresa está fazendo caridade para o vendedor. Isso é um método cruel de pagamento de comissão onde não há meritocracia. A consequência disso é que acaba desestimulando os novos representantes que não poderiam batalhar por aqueles determinados clientes que na maioria dos casos, ficaram sem uma assessoria básica, ou seja, abandonados. 

O cliente não tem culpa da má administração empresarial.

Dentro desse conceito cruel, também há a clássica distribuição de carteiras de clientes, muitas vezes de vendedores que trocam a empresa ou são demitidos, deixam para trás uma vasta carteira de clientes que logo será distribuída ou entregue inteira "de bandeja" para um vendedor qualquer recém contratado ou algum "chegado da chefia". Algumas poucas vezes essa carteira de clientes volta a ser interna com sucesso, mas em ambos os casos (entregue de bandeja ou carteira interna), o elo cliente-vendedor-empresa se perde. Se a comunicação não for perfeita com o cliente, as consequências são terríveis e em espiral, minando todas as áreas corporativas e da produção com a simples falta de pedido, porque é muito comum o vendedor que se foi, entrar no concorrente e levar os clientes da antiga empresa. Tudo isso acontece de forma imperceptível aos olhos dos administradores pois no caso da carteira ter caído nas mãos de um novo vendedor, ele poderá ir perdendo aos poucos seus clientes para o antigo vendedor. Essa perda gradual, se dá porque na maioria das vezes as empresas não tem um 'follow up' de processos para acompanhar os clientes ou quando se dão ao trabalho, já é tarde. E se o antigo vendedor for um mínimo carismático, poderá ainda levar todos de uma vez pois a construção de uma parceria quer queira quer não, foi construída com a ajuda desse profissional.

Quanto menor a empresa, mais fácil de corrigir os problemas de comissão.

Análise do programa Artistic Stitch do Marcus Lemonis

Olá amigos, procurei no Google e não encontrei nada sobre a atual situação da empresa abordada no episódio em que Marcus Lemonis oferece apoio p/ a empresa Artistic Stitch.

É bem provável que tenha encontrado esse blog pesquisando sobre o assunto, então darei uma breve explicação sobre o tema: O programa original foi exibido na segunda temporada do programa "O Sócio" do canal pago History. Esse episódio é sobre um megalomaníaco chamado Sal Loreta que alugou um galpão e dentro dele, montou vários pequenos negócios desconexos entre sí ao redor dos bordados que era o carro chefe, como uma quadra de basquete por exemplo. Por isso resolvi escrever esse artigo, para nos atualizarmos sobre esse negócio que acabou de forma inesperada. Marcus Lemonis, mesmo com toda sua genialidade, não percebeu o picareta que estava a sua frente. Ofereceu $660,00 por 50% do negócio e equidade financeira. Imediatamente fez um cheque da metade do valor para as reformas, mudou o nome do negócio p/ Queens Vibe, enfim, num dos programas de progresso da terceira temporada, o dono original desfez todas as mudanças de Lemonis sem sua permissão, e Sal vendeu uma impressora de $27.000 comprada p/ o negócio, ou seja, Lemonis tomou um calote no português claro.

Artistic Stitch ainda estava com a placa da Queens Vibe quando o Google passou por lá em 2014. O endereço é 7566 Cooper Ave. Nova York

E ficou por isso mesmo? Verificando o site da empresa que voltou a se chamar Artistic Stitch, a tradução da página sobre a empresa diz:

"O negócio começou em 1996, na garagem do proprietário Sal Loreta, ele provou que um forte senso de negócios, trabalho duro e tenacidade irá criar sucesso. Artistic Stitch é uma empresa de serigrafia e bordado com serviço completo que também fornece uma variedade de serviços de impressão, incluindo mas não limitado a cartões de visita, banners e muito mais!"

Não há nenhuma nota ou aviso de esclarecimento para o público em geral.

Depois que Marcus Lemonis percebeu a grande armadilha em que caiu, acredito que deve ter desconfiado que Sal Loreta estava mancomunado com a pessoa que se dizia dono do imóvel pois o mesmo estava furioso e alegava estar sem receber a três anos. É muito estranho alguém ficar todo esse tempo sem ser despejado pois uma ordem de despejo é bem eficiente naquele país.

Lemonis parece ter ficado feliz em apenas virar as costas e assumir as perdas. Sal Loreta está respondendo por roubo.

E você? Oque achou desse episódio? Comente.